Retningslinjer for e-postskriving

Markedsfolk

• Bruker Outlook
• Klikker “Reply”, sjeldent “Reply all”
• Lar e-posten forbli et uoversiktelig rot - de skal jo bare få frem sin beskjed
• Begynner å skrive på toppen av e-posten

Teknikere

• Bruker Thunderbird eller “verre”
• Klikker “Reply all” når det trengs
• Rydder godt opp i e-posten slik at blir lesbart
• Begynner å skrive etter teksten til forrige person

Det morsomme inntreffer først når du blander disse to typene og til slutt har kanskje 7 personer vært innom e-posten. Det er som regel lite gøy å prøve å finne fram til et viktig poeng gjemt bort nedi der et sted.

Folkens, hvis vi hører på teknikerne så blir dette nettet en bedre plass. De er ikke guds gave til brukeren, men hvis alle hadde gjort som dem, så hadde dette nettet vært en bedre plass for oss alle:

• Bruk Thunderbird, så vi slipper virus, dårlig formaterte e-poster og bilder direkte i e-posten som bare den indre kretsen i Outlook-miljøet kan lese.
• Vær bevisst på hvem du sender til. Hvis avsender cc’et noen som burde lese e-posten, så bør disse også få med seg svaret ditt.
• Rydd og trim brevet. Ikke svar plutselig på poenger midt inni med mindre du gjennomfører dette for hele e-posten.
• Skriv svaret ditt på slutten. På den måten kan mottakere få lese seg opp på hva du svarer på først.
• Vær høflig. Er det virkelig noen vits å slutte med “Hei” og “Hilsen” bare fordi vi er midt inni korrespondansen?

Teknikere, hold dere fast, for det finnes ETT unntak. Når jeg sjekker e-post med min fantastiske Nokia ett-eller-annet-tall-som-jeg-gir-blanke-i, så ble det tungvint å måtte lese gjennom all tidligere korrespondanse først og deretter få svaret. Men vi er vel så greie med hverandre at vi bruker computeren når vi sjekker e-post?

Her er eksempel på en god og ryddig e-post:

>> Hei Ola Kunde
>> Fikk du sett på prinsippskissene jeg sendte?
>> Mvh, Martin Gjesdal

> Hei Martin
> Ja, jeg så litt på dem. De er godkjent. Utrolig at du ennå bruker
> Powerpoint til dette! Og så du, som er så tilhenger av
> Open source.
> Hilsen Ola Kunde

Hei igjen Ola
Hehe. Ja, det som er greit med Powerpoint er at det er enkelt for andre å gjøre rettelser
direkte i wireframen. Ulempen er at det blir litt knotete på wireframes med over 10
sider.
Med vennlig hilsen
Martin Gjesdal
Rådgiver